Krisestyring · 6 min.
Sådan holder I en krisestab, der faktisk fungerer
En krisestab er ikke bare et møde. Det er en gruppe mennesker med klare roller, der kan skabe overblik, træffe beslutninger og koordinere virksomhedens indsats, når noget alvorligt sker.
Af Ronnie Rosenjuul, BeredskabsKlar
Når en virksomhed rammes af en alvorlig hændelse, kan der hurtigt opstå usikkerhed. Informationen er mangelfuld, problemer udvikler sig, og beslutninger skal træffes, selvom man endnu ikke kender alle konsekvenserne.
Derfor er det vigtigt at have aftalt, hvordan virksomheden organiserer sin krisestyring.
En velfungerende krisestab behøver ikke være stor eller kompliceret. Men der er nogle grundlæggende forhold, som skal være på plads.
1. Afklar, hvornår krisestaben skal aktiveres
Ikke alle hændelser kræver en krisestab. Mange problemer kan håndteres inden for virksomhedens normale organisation.
Men når en hændelse påvirker flere dele af virksomheden, kræver væsentlige prioriteringer eller overstiger den almindelige driftsorganisations handlemuligheder, kan der være behov for at samle ledelsen og relevante nøglepersoner.
Aftal derfor på forhånd:
- Hvem kan beslutte at aktivere krisestaben?
- Hvilke typer hændelser kan gøre det nødvendigt?
- Hvordan bliver de relevante personer kontaktet?
Det gør det lettere at reagere hurtigt, når situationen kræver det.
2. Skab klare roller og ansvar
Når krisestaben samles, skal alle vide, hvem der har ansvaret for hvad.
I en mindre virksomhed kan flere opgaver godt varetages af den samme person. Det vigtigste er, at ansvaret er tydeligt.
Som minimum bør I afklare:
- Ledelse: Hvem leder krisestaben og sikrer, at beslutninger bliver truffet?
- Situationsbillede: Hvem samler og opdaterer de vigtigste oplysninger?
- Dokumentation: Hvem registrerer beslutninger, opgaver og ansvar?
- Kommunikation: Hvem koordinerer information til medarbejdere, kunder og andre relevante parter?
Det skal også være klart, hvem der håndterer den daglige drift og de konkrete indsatser uden for krisestaben.
3. Skab et fælles situationsbillede
En af krisestabens vigtigste opgaver er at skabe overblik.
Når information kommer fra forskellige medarbejdere, systemer og samarbejdspartnere, kan der hurtigt opstå forskellige opfattelser af situationen.
Derfor bør krisestaben løbende kunne svare på fem spørgsmål:
- Hvad er der sket?
- Hvad ved vi, og hvad er stadig usikkert?
- Hvilke konsekvenser har hændelsen for virksomheden?
- Hvordan kan situationen udvikle sig?
- Hvad er vores vigtigste prioriteringer lige nu?
Det behøver ikke være et avanceret system. En tavle eller et enkelt dokument kan være tilstrækkeligt, hvis oplysningerne holdes opdaterede og bruges aktivt.
4. Skab en fast struktur for beslutninger
En krisestab skal ikke blot udveksle information. Den skal kunne træffe beslutninger og sikre, at de bliver ført ud i livet.
En enkel mødestruktur kan være:
Situation → Konsekvenser → Prioriteringer → Beslutninger → Opgaver → Opfølgning
- Situation
- Konsekvenser
- Prioriteringer
- Beslutninger
- Opgaver
- Opfølgning
For hver væsentlig beslutning bør det være tydeligt:
- Hvad er besluttet?
- Hvem har ansvaret?
- Hvornår skal der følges op?
- Hvem skal orienteres?
Sørg samtidig for, at det er afklaret, hvilke beslutninger krisestaben har mandat til at træffe, og hvad der skal godkendes af virksomhedens ledelse.
5. Aftal, hvordan I kommunikerer
Under en krise kan manglende eller modstridende information skabe unødig usikkerhed.
Derfor bør det være aftalt, hvem der kommunikerer med medarbejdere, kunder, leverandører og eventuelle myndigheder.
Overvej også, hvordan I kommunikerer, hvis virksomhedens normale IT- eller telefonisystemer ikke fungerer.
God krisekommunikation handler ikke om at have alle svar med det samme. Det handler om at give korrekt, relevant og rettidig information samt tydeliggøre, hvad der endnu ikke er afklaret.
Prøv det af, før I får brug for det
En enkel måde at afprøve krisestaben på er at samle de relevante personer i 45–60 minutter og gennemgå et realistisk scenarie.
Eksempel
Klokken er 08.30. Virksomhedens centrale IT-system er utilgængeligt. Medarbejderne kan ikke udføre flere kritiske opgaver, og kunder begynder at efterspørge information. Ingen ved, hvornår systemet fungerer igen.
Drøft nu:
- Hvem aktiverer og leder krisestaben?
- Hvordan etablerer I et fælles situationsbillede?
- Hvilke funktioner og leverancer prioriterer I?
- Hvilke beslutninger skal træffes nu?
- Hvem kommunikerer med medarbejdere og kunder?
Afslut øvelsen med at identificere to eller tre ting, der fungerede godt, og to eller tre ting, der bør forbedres.
En krisestab bliver bedre gennem træning
En krisestabsorganisation er først rigtig anvendelig, når roller, arbejdsgange og beslutningsprocesser er kendte og afprøvede.
Det kræver ikke nødvendigvis store øvelser. Begynd med en enkel struktur, afprøv den og justér på baggrund af erfaringerne.
God krisestyring handler om at skabe overblik, træffe beslutninger og handle i fællesskab, også når situationen er usikker.
Artiklen hører til ydelsen Krisestabs- og beredskabsøvelser.
Har I brug for hjælp til at komme videre?
Har I spørgsmål til jeres beredskab, eller vil I gerne vide, hvordan I kan arbejde videre? Vi tilbyder en kort, gratis og uforpligtende samtale om jeres behov og muligheder.
Lad os tage en snak