Afhængigheder · 4 min.
Fire spørgsmål, der afdækker jeres kritiske afhængigheder
De fleste virksomheder ved, hvad de leverer til deres kunder. Men har I overblik over, hvad der skal fungere, for at I kan blive ved med at levere?
Af Ronnie Rosenjuul, BeredskabsKlar
Alle virksomheder er afhængige af mennesker, systemer, leverandører og forsyninger. Mange af disse afhængigheder bemærker vi først, når noget svigter.
En afhængighed er ikke nødvendigvis en sårbarhed. Men hvis virksomheden ikke kan fortsætte en vigtig funktion, når en afhængighed bortfalder, kan det blive et alvorligt problem.
Her er fire spørgsmål, I kan bruge til at undersøge, hvor sårbar jeres drift er.
1. Hvad sker der, hvis vores vigtigste IT-system er nede i fire timer?
Overvej, hvilke opgaver I ikke længere kan udføre, og hvilke konsekvenser det får for kunder, medarbejdere og drift.
Kan I fortsætte arbejdet manuelt? Har I adgang til nødvendige oplysninger uden systemet? Og hvornår begynder et nedbrud at få alvorlige konsekvenser?
2. Hvilke opgaver er afhængige af bestemte medarbejdere?
Nogle funktioner er afhængige af viden, kompetencer eller adgange, som kun få medarbejdere har.
Hvad sker der, hvis en nøgleperson pludselig er utilgængelig? Kan andre overtage opgaverne, og findes de nødvendige instruktioner og adgange?
Det handler ikke om at gøre alle medarbejdere udskiftelige, men om at sikre, at kritiske opgaver kan fortsætte.
3. Hvilke leverandører kan vi ikke umiddelbart erstatte?
Virksomhedens drift kan afhænge af leverancer, tjenester eller samarbejdspartnere, som I ikke selv har kontrol over.
Undersøg, hvilke leverandører der er afgørende, og hvad der sker, hvis en leverance udebliver.
Har I alternative leverandører, lagerbeholdning eller andre muligheder for at fortsætte driften?
4. Hvor længe kan vi fortsætte uden strøm, vand eller netværk?
Forsyninger og infrastruktur er ofte grundlæggende for virksomhedens drift.
Overvej konsekvenserne af et bortfald efter eksempelvis fire timer, et døgn og tre dage.
Hvilke funktioner stopper først? Hvilke kan fortsætte? Og hvilke alternative løsninger har I faktisk adgang til?
Brug svarene til at prioritere
Når I har besvaret spørgsmålene, skal I forsøge at identificere de to eller tre afhængigheder, som kan få størst betydning for virksomheden.
For hver af dem kan I notere:
- Hvilken kritisk funktion afhængigheden understøtter.
- Hvad der sker, hvis den bortfalder.
- Hvor længe I kan undvære den.
- Hvilke alternative løsninger I har.
- Hvad I bør undersøge eller forbedre først.
Eksempel: Hvis virksomheden ikke kan behandle ordrer uden internet, kan et første skridt være at undersøge mulighederne for en alternativ forbindelse eller en midlertidig manuel procedure.
Formålet er ikke at finde løsningen på alle problemer med det samme. Det er at få overblik og vælge de vigtigste forbedringer.
Sammenhængen kan illustreres enkelt: en kritisk funktion afhænger af noget, som kan svigte, og det peger på en mulig forbedring.
Kritisk funktion
Ordrebehandling
Afhængighed
Internetforbindelse
Mulig forbedring
Alternativ forbindelse eller manuel procedure
Fra spørgsmål til et bedre beslutningsgrundlag
De fire spørgsmål kan give et første indblik i virksomhedens afhængigheder og sårbarheder. Men de erstatter ikke en mere systematisk vurdering.
I en beredskabsbaseline arbejder vi mere struktureret med at identificere kritiske funktioner, kortlægge afhængigheder, vurdere konsekvenser og undersøge det eksisterende beredskab.
Det giver ledelsen et bedre grundlag for at beslutte, hvor virksomheden bør styrke sin robusthed.
Et godt beredskab begynder med at forstå, hvad der er vigtigt at beskytte, og hvad det kræver at holde det i gang.
Artiklen hører til ydelsen Beredskabsbaseline.
Har I brug for hjælp til at komme videre?
Har I spørgsmål til jeres beredskab, eller vil I gerne vide, hvordan I kan arbejde videre? Vi tilbyder en kort, gratis og uforpligtende samtale om jeres behov og muligheder.
Lad os tage en snak