Øvelser · 6 min.
En beredskabsøvelse på 90 minutter: en enkel ramme
En beredskabsøvelse behøver ikke tage en hel dag. Med et realistisk scenarie, de rigtige deltagere og en enkel struktur kan I på 90 minutter få værdifuld indsigt i, hvordan virksomheden håndterer uventede hændelser.
Af Ronnie Rosenjuul, BeredskabsKlar
For mange virksomheder bliver den første beredskabsøvelse aldrig til noget, fordi den virker for omfattende at planlægge.
Men I behøver ikke begynde med en stor øvelse. En kort skrivebordsøvelse, også kaldet en tabletop-øvelse, kan være en god måde at undersøge, hvordan ledelsen og relevante medarbejdere vil reagere, hvis virksomhedens drift bliver udfordret.
Formålet er ikke at sætte deltagerne på prøve, men at skabe læring og identificere mulige forbedringer.
Før øvelsen: Hold forberedelsen enkel
Før I samler deltagerne, bør I afklare fire ting:
- Formål: Hvad vil I undersøge eller træne? Eksempelvis beslutninger, kommunikation eller prioritering af kritiske funktioner.
- Deltagere: Hvem har relevante roller? Det kan være virksomhedens ledelse, driftsansvarlige og andre nøglepersoner.
- Scenarie: Vælg en hændelse, som realistisk kan påvirke jeres virksomhed.
- Øvelsesleder: Udpeg en person, der præsenterer scenariet, styrer tiden og samler op på de vigtigste observationer.
Aftal også, at deltagerne tager udgangspunkt i virksomhedens faktiske organisation, planer og muligheder, ikke i løsninger, som måske kunne etableres på et senere tidspunkt.
De 90 minutter dækker selve øvelsen. Forberedelse, planlægning og eventuel efterbehandling af aftalte forbedringer kommer ud over tidsrammen.
Sådan kan de 90 minutter bruges
Øvelsen er delt i fire faser, der hver især har et klart formål.
15 min
Situation
30 min
Håndtering
25 min
Evaluering
20 min
Forbedringer
Tidsangivelserne dækker selve øvelsen. Forberedelse og efterbehandling kommer ud over.
0–15 minutter: Præsentér situationen
Øvelseslederen introducerer scenariet og de oplysninger, deltagerne har til rådighed.
Drøft kort:
- Hvad er der sket?
- Hvad ved vi, og hvad er usikkert?
- Hvilke dele af virksomheden kan være påvirket?
- Hvem har ansvaret for at håndtere situationen?
Formålet er at etablere et fælles udgangspunkt.
15–45 minutter: Håndtér hændelsen
Deltagerne arbejder med situationen ud fra deres normale roller og ansvar.
Hvilke beslutninger skal træffes? Hvad skal prioriteres? Hvem skal orienteres? Og hvordan kan virksomheden fortsætte sine vigtigste aktiviteter?
Undervejs kan øvelseslederen introducere en ny oplysning.
Det kan eksempelvis være, at et IT-nedbrud viser sig at vare længere end forventet, eller at en vigtig kunde efterspørger en levering, virksomheden ikke længere kan gennemføre normalt.
Den nye information giver deltagerne mulighed for at afprøve, hvordan de tilpasser deres beslutninger, når situationen udvikler sig.
45–70 minutter: Evaluér forløbet
Stop scenariet, og gennemgå forløbet sammen.
Tal om:
- Hvad fungerede godt?
- Hvor opstod der usikkerhed?
- Var roller og ansvar tydelige?
- Blev de vigtigste beslutninger truffet?
- Hvilke oplysninger eller værktøjer manglede I?
Forsøg at være konkrete. Det er mere nyttigt at konstatere, at ingen vidste, hvem der skulle kontakte kunderne, end blot at konkludere, at kommunikationen skal forbedres.
70–90 minutter: Aftal konkrete forbedringer
Afslut øvelsen med at vælge to eller tre forbedringer, der vil gøre størst forskel.
For hvert tiltag bør I aftale:
- Hvad skal forbedres?
- Hvem har ansvaret?
- Hvornår skal det være gennemført?
- Hvordan følger I op?
Det sikrer, at øvelsens erfaringer bliver omsat til handling.
Et eksempel: Virksomhedens IT-systemer går ned
Forestil jer følgende:
Scenarie
Klokken er 08.30 en almindelig arbejdsdag. Virksomhedens centrale IT-system er utilgængeligt. Medarbejderne kan ikke behandle ordrer som normalt, og der er ingen melding om, hvornår systemet kommer tilbage.
Ledelsen skal nu tage stilling til, hvordan situationen håndteres.
Efter 20 minutter i øvelsen kommer en ny oplysning:
Ny oplysning
Systemet forventes tidligst at være tilgængeligt næste dag. Samtidig kontakter en vigtig kunde virksomheden for at få bekræftet en kritisk levering.
Hvordan ændrer det jeres prioriteringer?
Scenariet kan tilpasses en produktionsvirksomhed, en transportvirksomhed, en håndværksvirksomhed eller en anden type organisation.
Det afgørende er, at hændelsen tager udgangspunkt i virksomhedens egne kritiske funktioner.
Hvad kan I lære af en kort øvelse?
En øvelse på 90 minutter giver ikke et fuldstændigt billede af virksomhedens beredskab. Den kan heller ikke dokumentere, at tekniske nødprocedurer eller alternative løsninger fungerer i praksis.
Men den kan give værdifuld indsigt i, hvordan virksomheden organiserer sig, træffer beslutninger og samarbejder under en uventet hændelse.
Den kan også synliggøre behovet for bedre planer, tydeligere roller eller mere omfattende øvelser.
Det vigtigste er ikke, om øvelsen forløber fejlfrit, men om I bliver bedre forberedt på at håndtere en virkelig hændelse.
Artiklen hører til ydelsen Krisestabs- og beredskabsøvelser.
Har I brug for hjælp til at komme videre?
Har I spørgsmål til jeres beredskab, eller vil I gerne vide, hvordan I kan arbejde videre? Vi tilbyder en kort, gratis og uforpligtende samtale om jeres behov og muligheder.
Lad os tage en snak